Gentile Ospite,

la società Hotel Royal srl (P.IVA: 02397220647) con sede in Via Posta Vecchia, 1 – 83030 Pietradefusi (AV)ITALY, in qualità di Titolare del trattamento, La informa circa l’utilizzo dei dati personali da Lei forniti e/o a Lei riferibili per la prenotazione ed il soggiorno presso la nostra struttura alberghiera.
La società Titolare del trattamento Le comunica ai sensi degli artt. 13/14 Reg. UE 2016/679 che tratterà i dati personali da Lei forniti o a Lei riferibili nel rispetto delle disposizioni di legge.
Secondo la normativa, il trattamento dei Suoi dati personali (dati anagrafici, dati di residenza, dati di contatto, e-mail, cell, dati relativi a preferenze, dati di prenotazione, dati relativi al suo soggiorno, dati di navigazione, ecc.) sarà improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e tutela della riservatezza.

Modalità del trattamento

I dati personali sono trattati con strumenti sia manuali che automatizzati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti. Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

I trattamenti sono effettuati anche con l’ausilio di mezzi informatici per le seguenti finalità:

  1. Finalità di prenotazione e soggiorno; Le comunichiamo che i dati personali da Lei forniti o a Lei riferibili in fase di prenotazione e/o soggiorno, saranno trattati per l’erogazione dei servizi alberghieri richiesti.
    La base giuridica di questo trattamento è rappresentata dalla necessità di adempiere agli obblighi contrattuali e/o precontrattuali ai sensi dell’art. 6 comma 1 lett. b del Reg. UE 2016/679, nonché dalla necessità di eseguire obblighi legali ai sensi dell’Art. 6 comma 1 lett. c Reg. UE 2016/679. La informiamo che il conferimento di questi dati personali è indispensabile per l’erogazione dei servizi alberghieri, in caso di mancato conferimento dei dati la società titolare del trattamento potrebbe non essere in grado di erogare in tutto o in parte i servizi richiesti. I dati personali ex art. 4 comma 1° Reg. UE 2016/679 potranno essere trattati per il tempo necessario ad assolvere gli obblighi contrattuali e/o di legge;
  2. per adempiere all’obbligo previsto dal “Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza” (articolo 109 R.D. 18.6.1931 n. 773) che ci impone di comunicare alla Questura, per fini di pubblica sicurezza, le generalità dei clienti alloggiati secondo le modalità stabilite dal Ministero dell’Interno (Decreto 7 gennaio 2013). Il conferimento dei dati è obbligatorio e non richiede il consenso, ed in caso di rifiuto a fornirli non potremo ospitarla nella nostra struttura. I dati acquisiti per tale finalità vengono da noi conservati al fine di permettere verifiche fiscali e giudiziarie delle autorità competenti preposte per un periodo massimo di 10 anni;
  3. per adempiere ai vigenti obblighi amministrativi, contabili e fiscali. Per tali finalità il trattamento è effettuato senza necessità di acquisire consenso. I dati sono trattati da noi e da nostri incaricati anche esterni, e vengono comunicati all’esterno solo in adempimento ad obblighi di legge. In caso di rifiuto a conferire i dati necessari per gli adempimenti sopra indicati, non potremo fornirle i servizi richiesti. I dati acquisiti per tali finalità vengono da noi conservati per il tempo previsto dalle rispettive normative (10 anni, e anche oltre in caso di accertamenti fiscali);
  4. per accelerare le procedure di registrazione in caso di suoi successivi soggiorni presso la nostra struttura. Per tale finalità, previa acquisizione del suo consenso revocabile in qualsiasi momento, i suoi dati saranno conservati fino a revoca su richiesta di cancellazione, e saranno utilizzati quando sarà nuovamente nostro ospite per le finalità di cui ai punti precedenti;
  5. per espletare la funzione di ricevimento di messaggi e telefonate a lei indirizzati durante il suo soggiorno. Per tale finalità è necessario il suo consenso. Potrà revocare il consenso in qualsiasi momento. Il trattamento cesserà comunque alla sua partenza;
  6. per fini di protezione delle persone, della proprietà e del patrimonio aziendale attraverso un sistema di videosorveglianza di alcune aree della struttura, individuabili per la presenza di appositi cartelli. Per tale trattamento non è richiesto consenso, in quanto persegue il nostro legittimo interesse a tutelare le persone ed i beni rispetto a possibili aggressioni, furti, rapine, danneggiamenti, atti di vandalismo e per finalità di prevenzione incendi e di sicurezza del lavoro. Le immagini registrate sono conservate non oltre una settimana. Non sono oggetto di comunicazione a terzi, tranne nel caso in cui si debba aderire ad una specifica richiesta investigativa dell’autorità giudiziaria o di polizia giudiziaria;
  7. per gestire lo svolgimento di sondaggi e/o valutazioni relativi alla qualità dei servizi prestati da Hotel Royalsrl e/o alla percezione della sua immagine come azienda. Tale trattamento non necessita di consenso in quanto avverrà in base all’interesse legittimo del responsabile
  8. Finalità profilazione e marketing (facoltativo)

Previa Sua espressa autorizzazione, i dati personali (ex art. 4 comma 1° Reg. UE 2016/679) da Lei forniti o a Lei riferibili in fase di prenotazione e/o soggiorno potranno essere trattati per le seguenti ulteriori finalità:
A) attività di “marketing” diretto tramite l’invio di materiale pubblicitario/promozionale mediante posta ordinaria; e-mail, sms/mms, applicazioni per mobile o altri canali di comunicazione digitale.
B) attività di profilazione della clientela volta a migliorare l’offerta di beni e servizi di Hotel Royalsrl (profilazione dei clienti).

Le precisiamo che i trattamenti di cui sopra potranno essere gestiti per comprendere le sue scelte di consumo al fine di rendere più efficaci le politiche commerciali ed i servizi di Hotel Royalsrl, conseguentemente Lei potrà ricevere sconti, offerte o promozioni mirate in base alle sue preferenze e consumi.
Il conferimento dei dati per le finalità di cui ai precedenti capoversi A) – B) è libero e facoltativo, quindi tutti i servizi alberghieri potranno essere ugualmente forniti anche nel caso di suo rifiuto ad autorizzare il trattamento per le finalità di cui al presente punto.

La base giuridica del trattamento è rappresentata dal suo espresso consenso rilasciato spuntando le apposite clausole e completando la procedura double opt-in previste negli appositi moduli (anche cartacei) di approvazione del consenso. I dati personali ex art. 4 comma 1° Reg. UE 2016/679 da Lei forniti o a Lei riferibili, saranno trattati nel rispetto delle indicazioni di legge per un tempo congruo all’espletamento delle finalità indicate al presente punto, avuto riguardo al principio di bilanciamento dei legittimi interessi del titolare del trattamento con i diritti e le libertà del cliente in qualità di interessato. I Suoi dati saranno trattati in base alle tempistiche previste dalle disposizioni di legge, o in assenza di norme specifiche, i suoi dati saranno trattati sino a quanto ciò si renda necessario per l’espletamento delle attività di marketing e profilazione, la società titolare del trattamento garantisce che il trattamento dei dati non avverrà a tempo indeterminato.
Evidenziamo che è Suo diritto revocare in qualunque momento il consenso rilasciato per le attività di cui al presente punto 2) mediante una semplice comunicazione scritta informale ai recapiti del Titolare del trattamento dei dati specificati nel prosieguo della presente informativa. Ai sensi di legge sono fatti salvi gli eventuali trattamenti eseguiti prima della revoca.

  1. Nel caso di registrazione e/o accessi attraverso account di terze parti, Hotel Royalsrl potrebbe trattare ed accedere ad alcune informazioni del profilo dell’Utente dal corrispondente social network esclusivamente per processi amministrativi interni e/o per i propositi sopra indicati.
  2. Qualora sia necessario elaborare i dati dell’Utente per soddisfare un obbligo legale o per l’esecuzione del rapporto contrattuale esistente tra Hotel Royalsrl e l’utente, l’elaborazione sarà legittimata in quanto necessaria a soddisfare tali finalità.

A prescindere dalla determinazione dell’Interessato alla loro rimozione, i dati personali saranno in ogni caso conservati per l’adempimento degli obblighi (es. fiscali e contabili) che permangono anche dopo la cessazione del contratto (art. 2220 c.c.); per tali fini il Titolare conserverà solo i dati necessari al relativo perseguimento.

Sono fatti salvi i casi in cui si dovessero far valere in giudizio i diritti derivanti dal contratto e/o dall’iscrizione anagrafica, nel qual caso i dati personali dell’Interessato, esclusivamente quelli necessari per tali finalità, saranno trattati per il tempo indispensabile al loro perseguimento.
Il Titolare non trasferisce dati personali in paesi nei quali non è applicato il GDPR (paesi extra UE) salvo specifiche indicazioni contrarie per le quali, se necessario verrà richiesto il consenso.
Desideriamo inoltre informarla che il conferimento dei suoi dati per i trattamenti di cui ai punti 1, 2 e 3 è obbligatorio, ed in caso di rifiuto a fornirli non potremo ospitarla nel nostro albergo. Se desidera che siano effettuati i trattamenti di cui ai punti 4, 5 e 6 dovrà invece fornirci il suo consenso. Il consenso potrà comunque essere successivamente revocato opponendosi ai trattamenti.

Di seguito Le forniamo ulteriori informazioni e chiarimenti validi per i trattamenti specificati:

– I dati personali da Lei forniti o a Lei riferibili potranno essere oggetto di trattamenti parzialmente o totalmente automatizzati che potranno essere effettuati con supporti cartacei, elettronici e/o magnetici.
– I dati personali non saranno oggetto di diffusione ma potranno essere comunicati o potranno venire a conoscenza di operatori appositamente formati facenti parte dell’organico della società titolare del trattamento e/o di soggetti esterni che collaborano con la società in qualità di responsabili o autonomi titolari del trattamento quali, a titolo meramente esemplificativo ma non esaustivo:

  1. Società, ditte e/o liberi professionisti per attività di elaborazione e gestione dei dati personali;
  2. Società, ditte e/o liberi professionisti per attività di consulenza e/o di gestione in ambiti tecnici, societari, informatici;
  3. altri soggetti a cui la comunicazione dovesse rendersi necessaria per il corretto e completo svolgimento del rapporto contrattuale e/o per adempiere obblighi legislativi e/o per perseguire le finalità specificate.

La informiamo che la società Titolare del trattamento ha nominato dei responsabili esterni che possono avere apparati informatici in paesi terzi rispetto all’Unione Europea e quindi i dati potrebbero essere trattati in tali paesi; precisiamo tuttavia che i dati personali saranno trattati solo in paesi terzi che abbiano ottenuto una decisione di adeguatezza della Commissione Europea e garanzie di sicurezza nel trattamento, per ogni delucidazione e richiesta può rivolgersi al Titolare della protezione dei dati ai recapiti di seguito specificati.

– Le comunichiamo inoltre che è Suo diritto chiedere alla società Titolare del trattamento l’accesso ai Suoi dati personali, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, è inoltre Suo diritto opporsi al trattamento dei dati personali ed esercitare il diritto alla portabilità. I diritti di cui al presente capoverso potranno essere esercitati come previsto dagli artt. 15,16,17,18,20,21 Reg. UE 2016/679 che per Sua comodità riproduciamo unitamente alla presente informativa. Tutti i diritti potranno essere esercitati nei confronti della società Titolare del trattamento, inoltre è Suo diritto proporre reclamo all’autorità di controllo prevista dalla legge nazionale vigente.

 

La presente informativa integra e completa elementi già noti all’interessato

ESTRATTO NORMATIVO DAL REGOLAMENTO UE 679/2016

Articolo 15 Diritto di accesso dell’interessato L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni: a) le finalità del trattamento; b) le categorie di dati personali in questione; c) i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali; d) quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo; e) l’esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento; f) il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo; g) qualora i dati non siano raccolti presso l’interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine; h) l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’articolo 22, paragrafi 1 e 4, e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato. 2. Qualora i dati personali siano trasferiti a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale, l’interessato ha il diritto di essere informato dell’esistenza di garanzie adeguate ai sensi dell’articolo 46 relative al trasferimento. 3. Il titolare del trattamento fornisce una copia dei dati personali oggetto di trattamento. In caso di ulteriori copie richieste dall’interessato, il titolare del trattamento può addebitare un contributo spese ragionevole basato sui costi amministrativi. Se l’interessato presenta la richiesta mediante mezzi elettronici, e salvo indicazione diversa dell’interessato, le informazioni sono fornite in un formato elettronico di uso comune. 4. Il diritto di ottenere una copia di cui al paragrafo 3 non deve ledere i diritti e le libertà altrui.
Articolo 16 Diritto di rettifica L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo. Tenuto conto delle finalità del trattamento, l’interessato ha il diritto di ottenere l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa.

Articolo 17 Diritto alla cancellazione («diritto all’oblio») 1. L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo e il titolare del trattamento ha l’obbligo di cancellare senza ingiustificato ritardo i dati personali, se sussiste uno dei motivi seguenti: a) i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati; 4.5.2016 IT Gazzetta ufficiale dell’Unione europea L 119/43 b) l’interessato revoca il consenso su cui si basa il trattamento conformemente all’articolo 6, paragrafo 1, lettera a), o all’articolo 9, paragrafo 2, lettera a), e se non sussiste altro fondamento giuridico per il trattamento; c) l’interessato si oppone al trattamento ai sensi dell’articolo 21, paragrafo 1, e non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento, oppure si oppone al trattamento ai sensi dell’articolo 21, paragrafo 2; d) i dati personali sono stati trattati illecitamente; e) i dati personali devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale previsto dal diritto dell’Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento;

  1. f) i dati personali sono stati raccolti relativamente all’offerta di servizi della società dell’informazione di cui all’articolo 8, paragrafo 1. 2. Il titolare del trattamento, se ha reso pubblici dati personali ed è obbligato, ai sensi del paragrafo 1, a cancellarli, tenendo conto della tecnologia disponibile e dei costi di attuazione adotta le misure ragionevoli, anche tecniche, per informare i titolari del trattamento che stanno trattando i dati personali della richiesta dell’interessato di cancellare qualsiasi link, copia o riproduzione dei suoi dati personali. 3. I paragrafi 1 e 2 non si applicano nella misura in cui il trattamento sia necessario: a) per l’esercizio del diritto alla libertà di espressione e di informazione; b) per l’adempimento di un obbligo legale che richieda il trattamento previsto dal diritto dell’Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento o per l’esecuzione di un compito svolto nel pubblico interesse oppure nell’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento; c) per motivi di interesse pubblico nel settore della sanità pubblica in conformità dell’articolo 9, paragrafo 2, lettere h) e i), e dell’articolo 9, paragrafo 3; d) a fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici conformemente all’articolo 89, paragrafo 1, nella misura in cui il diritto di cui al paragrafo 1 rischi di rendere impossibile o di pregiudicare gravemente il conseguimento degli obiettivi di tale trattamento; o e) per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.
    Articolo 18 Diritto di limitazione di trattamento L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la limitazione del trattamento quando ricorre una delle seguenti ipotesi: a) l’interessato contesta l’esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificare l’esattezza di tali dati personali; b) il trattamento è illecito e l’interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo; c) benché il titolare del trattamento non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati personali sono necessari all’interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria; d) l’interessato si è opposto al trattamento ai sensi dell’articolo 21, paragrafo 1, in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto a quelli dell’interessato. 2. Se il trattamento è limitato a norma del paragrafo 1, tali dati personali sono trattati, salvo che per la conservazione, soltanto con il consenso dell’interessato o per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria oppure per tutelare i diritti di un’altra persona fisica o giuridica o per motivi di interesse pubblico rilevante dell’Unione o di uno Stato membro. L 119/44 IT Gazzetta ufficiale dell’Unione europea 4.5.2016 3. L’interessato che ha ottenuto la limitazione del trattamento a norma del paragrafo 1 è informato dal titolare del trattamento prima che detta limitazione sia revocata.

Articolo 20 Diritto alla portabilità dei dati 1. L’interessato ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano forniti a un titolare del trattamento e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte del titolare del trattamento cui li ha forniti qualora: a) il trattamento si basi sul consenso ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera a), o dell’articolo 9, paragrafo 2, lettera a), o su un contratto ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b); e b) il trattamento sia effettuato con mezzi automatizzati. 2. Nell’esercitare i propri diritti relativamente alla portabilità dei dati a norma del paragrafo 1, l’interessato ha il diritto di ottenere la trasmissione diretta dei dati personali da un titolare del trattamento all’altro, se tecnicamente fattibile. 3. L’esercizio del diritto di cui al paragrafo 1 del presente articolo lascia impregiudicato l’articolo 17. Tale diritto non si applica al trattamento necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento. 4. Il diritto di cui al paragrafo 1 non deve ledere i diritti e le libertà altrui.

 Articolo 21 Diritto di opposizione 1. L’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettere e) o f), compresa la profilazione sulla base di tali disposizioni. Il titolare del trattamento si astiene dal trattare ulteriormente i dati personali salvo che egli dimostri l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell’interessato oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria. 2. Qualora i dati personali siano trattati per finalità di marketing diretto, l’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che lo riguardano effettuato per tali finalità, compresa la profilazione nella misura in cui sia connessa a tale marketing diretto. 3. Qualora l’interessato si opponga al trattamento per finalità di marketing diretto, i dati personali non sono più oggetto di trattamento per tali finalità. 4.5.2016 IT Gazzetta ufficiale dell’Unione europea L 119/45 4. Il diritto di cui ai paragrafi 1 e 2 è esplicitamente portato all’attenzione dell’interessato ed è presentato chiaramente e separatamente da qualsiasi altra informazione al più tardi al momento della prima comunicazione con l’interessato. 5. Nel contesto dell’utilizzo di servizi della società dell’informazione e fatta salva la direttiva 2002/58/CE, l’interessato può esercitare il proprio diritto di opposizione con mezzi automatizzati che utilizzano specifiche tecniche. 6. Qualora i dati personali siano trattati a fini di ricerca scientifica o storica o a fini statistici a norma dell’articolo 89, paragrafo 1, l’interessato, per motivi connessi alla sua situazione particolare, ha il diritto di opporsi al trattamento di dati personali che lo riguarda, salvo se il trattamento è necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico.

 

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